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歓送迎会の幹事のお仕事!日程・会場・予約・予算・案内・その他

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歓送迎会の幹事のお仕事!日程・会場・予約・予算・案内・その他この春から新社会人になる人、あるいは転職や
退職で生活が変わる人も多いことと思います。

いわゆる 歓送迎会シーズンですね。

 

会社の歓送迎会の幹事は、新人時代の仕事
という場合も多いと思います。

また、普段の勤務よりも細かいことに迷ったり、
気を遣ったりしますよね。

 

そこで今回は、歓送迎会の幹事のお仕事をまとめてご紹介します!

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歓送迎会の幹事のお仕事・まず日程調整・出欠の確認

幹事を任されたら、まず歓送迎会の 日程を決めます。

あらかじめ 候補日をいくつかあげましょう。

 

人数が多い会社では、なかなか全員参加は
難しいところかもしれませんね。

そういう時は、まずは上司に相談します。

 

会社によっても異なるでしょうが、
翌日が休業日の日、ノー残業日などを選ぶと
参加率が上がるかもしれません。

 

日程の候補を絞ったら、歓送迎対象の人に
都合を確認した上で最終決定を行い、
早めに参加者全員に通知します。

 

可能であれば、2週間程度前から
声をかけられればベストです。

会場や予算が決まる前でも、一度日程調整と
出欠の確認で声をかけておきます。

 

 

会場・お店選び・予約

日ごろからよく使うお店などあれば、
歓送迎会もそちらがいいでしょう。

なければ、会社からの便がよく(徒歩圏がベスト)、
広めでゆったり座れる会場を選びましょう。

 

料理は飲み放題付のコース料理にしておけば、
予算も設定しやすくなります。

 

また、年配の上司や女性が多いと、
座敷は嫌がられることもあります。

それとなくお伺いして、必要があれば
イス席の確保もできるといいかもしれません。

こういった気遣いも幹事のお仕事のうちです。

 

また、 飲食店に勤めている場合や、
飲料・食品メーカーに勤めている場合には、
注意点もあります。

 

ライバルチェーンのお店や、ライバルメーカーの
商品が置いてあるお店は避けた方がいいでしょう。

役職者や上司がひいきにしている
ビールメーカーがなどがあれば、それも確認します。

 

日程が決まっていれば、とりあえずおよその人数で
押さえてもらえるように予約します。

その際、 最終的な人数はいつまでに伝えればよいのか
直前の人数変動のキャンセル料はいくらになるか
確認しておくことも幹事のお仕事です。

 

予算の決定

会社や所属部署によっては、ある程度 毎回の予算
決まっていることも多いでしょうが、相場としては
4000円~5000円前後の集金になるようにしましょう。

 

歓送迎対象の方からも集金するのか、
役職・年次別で階層をつけた集金にするのか
などは、
会社の風習などがあるかもしれません。

幹事経験者の先輩などに一度確認しておきましょう。

 

また、歓送迎会では、餞別の品を渡すことも考慮し、
その予算を含めることを忘れずに。

 

さらに参加費は集金のことを踏まえて
端数が出ないように設定します。

 

案内通知

遅くとも1週間前には、歓送迎会の 日程・会場・参加費
を含めた内容で通知を出します。

 

電子メールの発信で構いませんが、
問題が起きないよう、案内の通知書
作っておいたほうが良いかもしれませんね。

 

会場の案内には、地図や会場の電話番号、
会社や最寄駅からの簡単なアクセス
についても
添えておくと完璧ですね。

 

参加費はいつ集金するのかも
伝えておきましょう。

 

また、食物アレルギーの有無や、お酒が苦手な人も
確認できれば、 幹事としての株も上がりますね。

 

参加費集金・支払い

前日までには集金しておけるのがベターです。

急なキャンセルにも対応しやすくなります。

集金の際には、あらかじめ手元に お釣り
用意しておきましょう。

 

また、店への支払いは、会の序盤に
済ませておく方がいいです。

酒宴での大金管理は危ないですし、
お酒が入る前に済ませておく方がいいです。

 

オーダー制など宴席後でなければ支払ができない
という場合は、 金銭管理に十分注意を払いましょう。

 

 

挨拶・余興

歓送迎会の場合には、 乾杯の挨拶、歓送迎者の挨拶、
締めの挨拶
などが必要になります。

 

挨拶をお願いする人には、案内通知を出したあと、
できれば直接お願いに行きましょう。

無理ならメールや電話でも良いですね。

 

どれくらいの時間で、どのタイミングで
挨拶をしてもらうのかを伝えておきます。

 

新人歓迎会などの場合には、新人に 余興
してもらうこともあるかもしれません。

その場合、 例年はどういう内容なのか、
持ち時間はどれくらいかなどを伝えて
あらかじめ用意してもらいます。

 

また、ビンゴ大会などを行う場合は
景品の準備(予算への考慮)をしておきます。

毎年どんな余興が行われているのかを
リサーチしておくのも幹事の仕事のうちです。

 

二次会への案内

二次会をすることが決まっている場合には、
歓送迎会の最中にそれを伝えて参加者を確認します。

終わってからのセッティングだと、上司を待たせる
こともあるので、予め二次会のお店も予約しておきます。

 

二次会では 別の人が幹事を務める場合が多いですが、
一応、頭の中に入れておきましょう。

 

一次会から遠くなく、 二次会料金などの
設定のあるお店がいいでしょう。

カラオケなどで盛り上がるのが定番なので、
そのように手配します。

 

もちろん帰りたい人もいると思いますので、
強要しないように気配りをすることも大切。

 

 

歓送迎会などの幹事になると、会が始まる前から
みんなに気を配り、とても忙しいですね。

しかし、ちょっと気の利くポイントを押さえて
おけば、周囲からの評価につながりますよ。

 

後日、ご挨拶をいただいた上司の方への
お礼メールも重要なポイントかもしれませんね。

 

幹事を務めるということは、名誉なことであり、
大変でもありますが、ご自分も会を楽しみましょう!

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