成人式後の同窓会での幹事の仕事！会場・会費・告知・徴収・清算！

・幹事メンバーを選ぶ
大規模な会になればなるほど、1人で
行うのは難しいです。

幹事メンバーを集い、みんなで色々な
企画や担当を決めておきましょう。

4～5人いれば、役割分担もスムーズで、
準備も楽しく行えますよ。

仲の良い友達だけでなく、男女から
メンバーを選ぶほうがおすすめです。

そのほうが、連絡が取りにくい人にも
万遍なく告知しやすくなります。

もちろん参加人数も増えますし、当日
の企画のアイデアも膨らみます。

メンバーが決定したら打ち合わせをして
内容を詰めていきましょう。

・会場を決める
成人式後の同窓会の場合、チェーン店の
居酒屋などでも問題はありません。

ただし、自分が所属したクラスのみで
行うなど、参加人数が非常に少ないと
いう場合です。

式典に参加した全員が対象になる場合、
貸し切りのできるレストランやホテル
の宴会場などが一般的です。

成人式当日は、同窓会を開く同世代の方
が増えますので、予約も取りづらい日と
なります。

会場の予約は、4か月～半年前までには
済ませておく必要がありそうです。

とはいえ、その時点では参加人数もまだ
決まっていないと思います。

はじめに予約するときは、最低人数と
最大人数を、ある程度予測して会場に
伝えておけば良いでしょう。

例えば、学年全体で100人くらいの場合、
50人～100人と伝えておくと良いです。

人数が確定したら、速やかにもう一度
連絡をしておくこともお忘れなく…。

お世話になった先生をお招きするのも
大事なことかもしれませんね。

 

 
・会費を決める
会場を決めると同時に、大体の会費も
決まってくると思います。

また、ビンゴ大会などイベントを行う
場合は、その費用も会費に含めなくて
はいけません。

成人式後の同窓会の会費の相場は、
5,000円～10,000円程が一般的です。

女子は1,000円引きにする場合も多く、
そのほうが出席率が上がるというメリ
ットもあります。

・告知・連絡をする
現在は、facebookやLINEなどを使って
告知をする人が多いようです。

まずは決定した時点で告知をし、早めに
出欠を取るほうがスムーズに進みます。

会場に伝えるのも、できるだけ早いほう
が親切ですね。

メンバーが決まったらfacebookやLINE
にグループを作成し、そこでやりとりを
すると便利です。

ただし、県外などで暮らしている人は、
なかなか連絡がつかないこともあると
思います。

その場合は、一度実家の方に問い合わせ
をしてから、往復はがきを送っても良い
かと思います。

また、先生を招待する場合は、はがき
もしくは電話で連絡を取りましょう。

・当日の準備をする
当日の名札やゲームなどを行う場合は、
使用するものを用意します。

プロジェクターを借りて懐かしの映像
を流すのも盛り上がるようです。

当日の企画によって会費も変わって
きますので、こちらも早めに準備を
しておきましょう。

・当日の進行をする
総合幹事が当日の司会をする必要は
ありません。

ただし、ある程度内容が分かっている
人のほうが良いので、幹事メンバーの
中から司会を決めましょう。

 
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・会費の徴収
会費があらかじめ決まっていますので、
事前に集金することで、清算漏れなど
は防げます。

もしくは会場に受付を設置して、会費
を納めてもらうほうが楽かもしれません。

なお、当日キャンセルする人が出てくる
こともある程度予測しておく必要もあり
ます。

一応会費は先に徴収しておき、キャンセル
料を返却できるようであれば、後で返却
すると良いかと思います。

・料金の清算
幹事は大事な会費を預かる仕事ですから、
名簿などを利用しながら、しっかりお金
の管理をすることも大切です。

同窓会が終わったら、しっかり清算して
おきましょう。

・二次会の案内
一次会だけでは終わらず、二次会に流れる
ケースがほとんどです。

こちらも早めの予約が必要です。

二次会の幹事は、幹事メンバーの中から
別に立てておくとスムーズにことが運び
ます。

また、二次会はリーズナブルにカラオケ
のパーティールームや居酒屋がおすすめ
です。